Die Möglichkeiten des Datenaustausches sind vom verwendeten Gerät, dem Speicherziel und dem zugehörigen Betriebssystem abhängig. Außerdem muss bei der Wahl des Speicherortes auch immer der Schutzbedarf der Daten beachtet werden. Grundsätzlich ist die Trennung von verwaltungsbezogenen und unterrichtlichen Daten einzuhalten. Eine Speicherung in derselben Dateiablage, auf die auch Lernende Zugriff haben, ist nicht zulässig. Die Dateiablage ist für viele schulische Anwendungsfälle ein wichtiger Bestandteil. Sie dient Schulen zur Organisation, Lehrkräften zur Unterrichtsvorbereitung und -durchführung und Schülerinnen und Schülern beim lernort- und zeitunabhängigen Lernen. Gerade beim lernortübergreifenden Arbeiten ist es notwendig, dass Schülerinnen und Schüler gemeinsam in einem Dokument arbeiten können.
Als Speicher- und Austauschmöglichkeit für Inhalte steht idealerweise eine zentrale, gemeinsame, DS-GVO-konforme Dateiablage zur Verfügung. Sofern im schulischen Umfeld personenbezogene Daten gespeichert werden sollen, kommt für die Speicherung nur ein DS-GVO-konformer Cloud-Dienst in Frage, welcher seinen Serverstandort in Europa hat. Die Speicherung nicht personenbezogener Daten (beispielsweise zur Unterrichtsvorbereitung) ist hiervon nicht betroffen.
Um einen DS-GVO-konformen Cloud-Speicher handelt es sich zum Beispiel bei den Landeslösungen MNS+ Cloud, Schulbox und Schulcampus RLP. Schule oder Schulträger können die erstgenannte Plattform selbst betreiben (On-Premise) oder die durch das Land Rheinland-Pfalz zur Verfügung gestellten Systeme nutzen. Die jeweiligen Nutzungsbedingungen sind zu beachten, da nicht jedes System für jede Art der Datenspeicherung zulässig ist.
Alternativ gibt es Cloud-Anbieter, die auf Servern in Deutschland hosten. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) muss dann abgeschlossen werden. Ein DS-GVO-konformer Betrieb ist damit gewährleistet.
Darüber hinaus ist auch die Speicherung auf lokalen Datenträgern möglich.
Als lokale Datenträger kommen USB-Sticks mit entsprechenden Anschlüssen in Frage. Hierzu ist jedoch eine Ausstattung der Nutzenden mit eigenen Speichermedien erforderlich. Sollte es sich um personenbezogene Daten handeln, ist der Datenträger zu verschlüsseln.
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